Mistoqsijiet frekwenti dwar il-proċeduri ta’ akkreditazzjoni għall-manifatturi ta’ elementi tal-euro u elementi ta' sigurtà tal-euro

L-aħħar aġġornament fis-7 ta’ Lulju 2023

Daħla

Dawn il-mistoqsijiet frekwenti jispjegaw il-proċeduri ta’ akkreditazzjoni għall-manifatturi ta’ elementi ta' sigurtà tal-euro u elementi tal-euro. Il-mistoqsijiet u t-tweġibiet għandhom x’jaqsmu ma’ aspetti prattiċi tad-Deċiżjoni tal-BĊE BĊE/2020/24 kif emendata bid-Deċiżjoni tal-BĊE BĊE/2022/35. F’każ ta’ xi diskrepanza bejn dawn il-mistoqsijiet frekwenti u d-Deċiżjoni tal-BĊE, l-att legali jirbaħ. Ir-referenzi ulterjuri kollha għad-Deċiżjoni BĊE/2020/24 f’dan id-dokument jinkludu kwalunkwe emenda għal din id-Deċiżjoni.

Dawn il-mistoqsijiet frekwenti jiġu ppubblikati wkoll għall-manifatturi akkreditati kollha fuq l-extranet tal-karti tal-flus tal-BĊE. Dawn jiġu aġġornati regolarment.

M1. X’inhuma l-istrumenti legali dwar l-akkreditazzjoni fis-seħħ?

Id-Deċiżjoni BĊE/2020/24 tiddefinixxi r-rekwiżiti ġenerali tal-akkreditazzjoni, ir-rekwiżiti għall-kondotta etika tan-negozju, il-proċedura ta’ akkreditazzjoni u l-obbligi kontinwi li l-manifatturi jridu jikkonformaw magħhom ladarba jkunu akkreditati. Hemm aktar deċiżjonijiet mhux pubbliċi li jiddefinixxu r-rekwiżiti sostantivi. Ir-rekwiżiti sostantivi jinvolvu rekwiżiti dettaljati u tekniċi relatati mal-aspetti tas-sigurtà, il-kwalità, l-ambjent kif ukoll is-saħħa u s-sikurezza. Dawn ir-rekwiżiti jinqasmu mal-manifatturi li jkunu talbu l-akkreditazzjoni, wara li jkunu ffirmaw dikjarazzjoni vinkolanti biex iżommu l-kontenut kunfidenzjali u, jekk applikabbli, wara li tkun twettqet b’suċċess spezzjoni inizjali tas-sigurtà.

M2. Liema manifatturi jeħtieġu akkreditazzjoni tal-BĊE?

Il-manifatturi li jixtiequ jwettqu attività relatata ma’ element tal-euro jew attività relatata ma’ element ta' sigurtà tal-euro jridu jkunu ngħataw akkreditazzjoni tal-BĊE. L-akkreditazzjoni tingħata għal sit speċifiku ta’ manifattura fejn manifattur jitħalla jwettaq l-attività relatata ma’ element tal-euro jew attività relatata ma’ element ta' sigurtà tal-euro indikata fl-akkreditazzjoni tiegħu.

L-attivitajiet tal-elementi tal-euro u l-attivitajiet tal-elementi ta' sigurtà tal-euro huma ddefiniti fl- Artikolu 1(3–7) tad-Deċiżjoni BĊE/2020/24. Għall-elementi ta' sigurtà tal-euro, japplikaw ir-rekwiżiti sostantivi tas-sigurtà.

M3. L-akkreditazzjoni hija prerekwiżit għall-parteċipazzjoni fl-akkwist għal attività relatata ma’ element tal-euro jew attività relatata ma’ element ta' sigurtà tal-euro?

L-akkreditazzjoni hija prerekwiżit għat-twettiq ta’ attività relatata ma’ element tal-euro jew attività relatata ma’ element ta’ sigurtà tal-euro. Jekk tinħareġ sejħa għall-offerti għal attività relatata ma’ element tal-euro jew għal attività relatata ma’ element ta’ sigurtà tal-euro, jistgħu jipparteċipaw fl-akkwisti u jidħlu f’kuntratti biss dawk il-manifatturi li jkunu ngħataw akkreditazzjoni.

Madankollu, l-akkreditazzjoni ma timplikax l-għoti ta’ xi kuntratt.

M4. Liema rekwiżiti sostantivi japplikaw għalija bħala manifattur akkreditat?

Jekk tipproduċi elementi tal-euro jew elementi ta' sigurtà tal-euro, trid tikkonforma mar-rekwiżiti sostantivi rilevanti kollha biex titħalla twettaq attività relatata ma’ element ta' sigurtà tal-euro u/jew attività relatata ma’ element tal-euro. Ir-rekwiżiti jinkludu aspetti ta’ sigurtà, kwalità, ambjentali, u ta’ saħħa u sikurezza. Meta jirċievi t-talba bil-miktub tiegħek għall-akkreditazzjoni flimkien mad-dokumentazzjoni meħtieġa, il-BĊE jkun f’pożizzjoni li jinfurmak bir-rekwiżiti sostantivi kollha li huma applikabbli fil-każ tiegħek. Filwaqt li l-manifatturi kollha ta’ elementi tal-euro huma meħtieġa jaderixxu ma’ ċerti rekwiżiti ta’ kwalità, ambjentali u ta’ saħħa u sigurtà kif ukoll rekwiżiti etiċi u ta’ sigurtà ġenerali, il-manifatturi ta’ elementi ta' sigurtà tal-euro inklużi fil-lista miżmuma mill-BĊE huma meħtieġa jikkonformaw ma’ rekwiżiti speċifiċi ta’ sigurtà.

M5. Kif nista’ napplika għall-akkreditazzjoni jekk m’għandi l-ebda tip ta’ akkreditazzjoni?

It-talbiet biex tinbeda l-proċedura ta’ akkreditazzjoni proviżorja (talba għal bidu) għandhom isiru bil-miktub lill-BĊE skont l- Artikolu 5 tad-Deċiżjoni BĊE/2020/24. It-talba għandha tinkludi l-elementi kollha elenkati fil-paragrafu 2 tal-Artikolu 5. Id-Direttorat tal-BĊE għall-Karti tal-Flus jista’ jgħin biex jiggwidak f’dan il-proċess. Biex tagħmel dan, jekk jogħġbok ikteb lil QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.

M6. X’inhu l-proċess attwali ta’ akkreditazzjoni?

Il-BĊE l-ewwel se jivvaluta t-talba għal bidu għall-akkreditazzjoni skont l-aspetti formali kollha elenkati fl-Artikolu 5 tad-Deċiżjoni BĊE/2020/24. Ladarba l-aspetti formali kollha jkunu ġew issodisfati, il-BĊE jipprovdi lill-manifattur rikjedenti b’dokumentazzjoni għar-rekwiżiti sostantivi rilevanti (relatati mal-aspetti ta’ sigurtà, kwalità, ambjentali, u ta’ saħħa u sigurtà) bħala parti mir-rekwiżiti ta’ akkreditazzjoni kif ukoll dokumentazzjoni li fiha l-manifattur li jagħmel it-talba għandu jindika lill-BĊE kif l-arranġamenti tiegħu jikkonformaw mar-rekwiżiti sostantivi.

Il-BĊE jwettaq spezzjonijiet fuq il-post u/jew mhux fuq il-post biex jivvaluta l-konformità tal-manifattur mar-rekwiżiti sostantivi rilevanti. Is-saħħa u s-sikurezza u l-konformità ambjentali jiġu vvalutati mhux fuq il-post, abbażi tad-dokumentazzjoni pprovduta mill-manifattur. Dan jippermetti lill-BĊE jivvaluta jekk il-proċeduri u l-infrastruttura fis-sit tal-manifattura jissodisfawx ir-rekwiżiti rilevanti. Jitwettqu spezzjonijiet fuq il-post biex tiġi vvalutata l-konformità mar-rekwiżiti tas-sigurtà u l-kwalità fis-sit tal-manifattura.

Jekk il-valutazzjoni ġenerali tkun pożittiva, il-manifattur jingħata akkreditazzjoni.

M7. Hemm punt ta’ kuntatt ċentralizzat għal kwistjonijiet ta’ akkreditazzjoni?

Iva, kwalunkwe mistoqsija jew dokument relatat mal-akkreditazzjoni jista’ jintbagħat lil QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Dan l-indirizz jista’ jintuża wkoll biex jiġu kkuntattjati esperti tal-BĊE responsabbli għal kwistjonijiet speċifiċi.

M8. Il-BĊE kif jivvaluta l-konformità mar-rekwiżiti rilevanti?

Huwa jivvaluta l-konformità billi jwettaq spezzjonijiet fuq il-post u/jew mhux fuq il-post.

L-ispezzjonijiet mhux fuq il-post huma prinċipalment relatati ma’ dokumenti ppreżentati mill-manifattur kif meħtieġ mid-Deċiżjoni BĊE/2020/24 jew mar-rekwiżiti sostantivi għall-valutazzjoni tal-konformità tal-manifattur.

Eżempji ta’ dawn id-dokumenti huma ċ-ċertifikati rilevanti tal-ISO, id-dikjarazzjoni tal-awditur indipendenti dwar il-konformità mar-rekwiżiti etiċi, il-kwestjonarji ta’ qabel l-ispezzjoni, il-pjanijiet ta’ kwalità individwali, ir-rapporti annwali bl-Ingliż dwar il-prestazzjoni tas-sistemi ta’ ġestjoni tal-ambjent u s-saħħa u s-sigurtà, u l-kwestjonarju ambjentali tal-BĊE.

Jitwettqu spezzjonijiet fuq il-post biex tiġi vvalutata l-konformità mar-rekwiżiti tas-sigurtà u l-kwalità fis-sit tal-manifattura. Billi dawn id-dixxiplini huma ġestiti minn timijiet differenti fi ħdan l-Eurosistema, isiru żewġ tipi separati ta’ spezzjonijiet, wieħed għas-sigurtà u wieħed għall-kwalità. Meta l-ispezzjonijiet fuq il-post ma jkunux possibbli, pereżempju fi żminijiet fejn l-ivvjaġġar ikun ristrett minħabba pandemiji virali, il-BĊE jwettaq spezzjonijiet mhux fuq il-post minflok. L-ispezzjonijiet mhux fuq il-post jitwettqu permezz ta’ vidjokonferenza u skambju ta’ dokumenti permezz ta’ pjattaforma sigura.

M9. Kif huma ppjanati u organizzati l-ispezzjonijiet fuq il-post, u kemm spiss se nkun suġġett għal spezzjoni bħal din?

Kull manifattur akkreditat huwa spezzjonat skont lista ta’ prijorità, kif iddefinita mill-Eurosistema. Tipikament, il-manifatturi li qed iwettqu attività relatata ma’ element ta' sigurtà tal-euro jirċievu spezzjoni ta’ sigurtà darba fis-sena, u l-manifatturi li jipproduċu element tal-euro jirċievu spezzjoni ta’ kwalità kull sentejn.

L-ispezzjonijiet jistgħu jitħabbru jew ikunu għal għarrieda. Naturalment, l-ispezzjonijiet wara talba għall-akkreditazzjoni jitħabbru, għal raġunijiet prattiċi. L-istess jgħodd għal spezzjonijiet regolari ta’ kwalità u spezzjonijiet ta’ sigurtà mhux fuq il-post. L-ispezzjonijiet regolari tas-sigurtà, li jsiru fuq il-post, normalment ma jitħabbrux minn qabel.

L-ispezzjonijiet jitwettqu minn timijiet konġunti ta’ spezzjoni tal-BĊE/tal-Bank Ċentrali Nazzjonali tal-Eurosistema, li tipikament jikkonsistu minn żewġ spetturi sa erba’. Biex tipprepara għall-ispezzjoni se jkollok bżonn timla l-kwestjonarji definiti mill-BĊE. Dawn il-kwestjonarji għandhom jimtlew b’kemm jista’ jkun dettall.

M10. Għandi bżonn inkun fil-fażi ta’ produzzjoni fil-ħin tal-ispezzjoni tal-kwalità fuq il-post?

Għall-manifatturi b’akkreditazzjoni, l-ispezzjoni tal-kwalità fuq il-post għandha titwettaq matul il-produzzjoni attwali ta’ elementi tal-euro jew elementi ta' sigurtà tal-euro. Jekk jogħġbok ikkomunika direttament mat-tim ta’ spezzjoni u pprovdi kemm jista’ jkun informazzjoni dwar liema passi ta’ produzzjoni se jkunu għaddejjin kull ġimgħa, sabiex jiġi ottimizzat iż-żmien tal-ispezzjoni tal-kwalità. Idealment, għandhom ikunu għaddejjin kemm jista’ jkun passi ta’ produzzjoni matul l-ispezzjoni.

Għall-ispezzjonijiet tas-sigurtà fuq il-post, li jistgħu jsiru mingħajr avviż minn qabel, il-manifatturi huma mitluba regolarment jissottomettu l-iskedi tal-produzzjoni tal-euro lill-BĊE.

M11. X’jiġri jekk it-tim ta’ spezzjoni jidentifika nuqqas ta’ konformità (potenzjali) mar-rekwiżiti tal-BĊE?

Fi tmiem spezzjoni, it-tim ta’ spezzjoni jipprovdi sommarju orali tal-ispezzjoni, inkluża l-identifikazzjoni ta’ każijiet potenzjali ta’ nuqqas ta’ konformità. Imbagħad tirċievi rapport ta’ spezzjoni preliminari li jiddokumenta n-nuqqas(ijiet) ta’ konformità skont l-Artikolu 13 tad-Deċiżjoni BĊE/2020/24. Minn dan il-punt imbagħad ikollok 15-il jum ta’ xogħol biex tagħti risposta bil-miktub (jekk ikun hemm) għan-nuqqas(ijiet) ta’ konformità identifikat(i). Għandek tipprovdi kemm jista’ jkun informazzjoni fir-risposta, inklużi dettalji speċifiċi u skedi ta’ żmien għar-rimedju tan-nuqqas(ijiet) ta’ konformità, inkluża kwalunkwe evidenza rilevanti bħal proċeduri aġġornati. Ir-rapport ta’ spezzjoni mbagħad jiġi aġġornat bil-feedback tiegħek kif ukoll konklużjoni li tindika jekk l-azzjoni ta’ rimedju proposta hijiex sodisfaċenti għat-tim ta’ spezzjoni. L-azzjoni ta’ rimedju tista’ tiġi vverifikata permezz tas-sottomissjoni ta’ evidenza dokumentata, jew matul l-ispezzjoni skedata li jmiss jew spezzjoni addizzjonali fuq il-post.

M12. Meta ssir effettiva l-akkreditazzjoni tal-BĊE?

Wara li jitlesta l-proċess ta’ valutazzjoni, tirċievi ittra mill-BĊE li tagħtik l-akkreditazzjoni. Din l-ittra tindika wkoll l-ambitu u d-data tal-applikabbiltà tal-akkreditazzjoni.

M13. Meta nirċievi drittijiet ta’ aċċess għall-Extranet tal-Karti tal-Flus tal-BĊE?

Ladarba tirċievi l-akkreditazzjoni tiegħek, trid titlob id-drittijiet ta’ aċċess għall-Extranet tal-Karti tal-Flus tal-BĊE għal massimu ta’ tliet persuni għal kull taqsima (ambjent, saħħa u sigurtà, u kwalità). Il-BĊE jivvaluta t-talbiet qabel ma jagħti d-drittijiet ta’ aċċess.

M14. Kif nista’ nirtira l-akkreditazzjoni tiegħi?

Jekk tixtieq tirtira l-akkreditazzjoni tiegħek, il-BĊE jeħtieġlu jirrevokaha formalment. Sakemm tkun għadek akkreditat, inti meħtieġ tikkonforma mal-obbligi kontinwi għall-manifatturi akkreditati. Manifattur li jkollu akkreditazzjoni tal-BĊE li ma jixtieqx jibqa’ soġġett għal dawn l-obbligi għandu jibgħat ittra lill-BĊE, li tindika s-sit speċifiku ta’ manifattura kkonċernat. Il-BĊE jivvaluta t-talba u jikkuntattjak biex jispjega kwalunkwe pass ieħor meħtieġ.

M15. L-irtirar tal-akkreditazzjoni tiegħi meta jsir effettiv?

Il-proċess għar-revoka tal-akkreditazzjoni jista’ jieħu ftit taż-żmien, peress li xi attivitajiet relatati ma’ elementi tal-euro u elementi ta' sigurtà tal-euro miżmuma fuq is-sit akkreditat jista’ jkollhom bżonn jiġu ċċarati. Fil-biċċa l-kbira tal-każijiet għandek tipprovdi lista ta’ elementi ta' sigurtà tal-euro fil-pussess tiegħek lill-BĊE u l-BĊE jagħtik struzzjonijiet biex teqred l-elementi jew tittrasferihom lil sit akkreditat ieħor jew lil Bank Ċentrali Nazzjonali. Ikunu meħtieġa ċertifikati tal-qerda, dokumentazzjoni tat-trasferiment u/jew żjarat ta’ verifika fuq il-post. Meta jitlesta l-proċess, tirċievi ittra li tindika d-data tal-applikabbiltà tal-irtirar tal-akkreditazzjoni.

Q16. X’għandi nagħmel jekk ikun hemm bidla fiċ-ċertifikati tiegħi, eż. skadenza jew tiġdid?

Inti obbligat li tinforma lill-BĊE jekk iċ-ċertifikati (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) jinbidlu, skont l- Artikolu 9 tad-Deċiżjoni BĊE/2020/24. Jekk iċ-ċertifikat ikun skada u l-awtorità taċ-ċertifikazzjoni tibgħatlek ċertifikat ġdid, jekk jogħġbok ibgħat kopja elettronika, preferibbilment verżjoni pdf, lil QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. In-nuqqas li jsir dan jiġi ttrattat bħala nuqqas ta’ konformità.

Q17. L-akkreditazzjoni tiegħi tiskadi? Għandi bżonn nikkuntattja lill-BĊE biex niżgura li l-akkreditazzjoni tiegħi tibqa’ valida?

Ladarba jingħataw, l-akkreditazzjonijiet tal-BĊE ma “jiskadux”, jiġifieri jibqgħu validi sakemm ikun hemm deċiżjoni ta’ revoka kif stabbilit fl- Artikolu 18 tad-Deċiżjoni BĊE/2020/24. M’hemmx bżonn li tikkuntattja lill-BĊE biex tiżgura li l-akkreditazzjoni tiegħek tibqa’ valida.