Întrebări frecvente privind procedurile de acreditare pentru producătorii elementelor specifice euro și ai elementelor de securitate specifice euro
Ultima actualizare: 7 iulie 2023
Introducere
Aceste întrebări frecvente explică procedurile de acreditare pentru producătorii elementelor de securitate specifice euro și ai elementelor specifice euro. Întrebările și răspunsurile se referă la aspecte practice ale Deciziei BCE/2020/24, astfel cum a fost modificată prin Decizia BCE/2022/35. În cazul oricărei neconcordanțe între aceste întrebări frecvente și decizia BCE, va prevala actul juridic. Toate celelalte trimiteri la Decizia BCE/2020/24 din prezentul document includ orice modificări aduse prezentei decizii.
Aceste întrebări frecvente sunt publicate, de asemenea, pentru toți producătorii acreditați pe extranetul pentru bancnotele BCE și sunt actualizate periodic.
Î1. Care sunt instrumentele juridice în vigoare privind acreditarea?
Decizia BCE/2020/24 definește cerințele generale de acreditare, cerințele privind desfășurarea de o manieră etică a activității, procedura de acreditare și obligațiile permanente pe care producătorii trebuie să le respecte după acreditare. Există și alte decizii fără caracter public care definesc cerințele de fond. Acestea din urmă presupun cerințe tehnice detaliate legate de securitate, calitate, mediu, precum și aspecte referitoare la sănătate și siguranță. Aceste cerințe sunt partajate cu producătorii care au solicitat acreditarea, după ce au semnat o declarație obligatorie pentru a păstra confidențialitatea conținutului și, dacă se aplică, după efectuarea cu succes a unei inspecții de securitate inițiale.
Î2. Ce producători necesită o acreditare din partea BCE?
Producătorilor care doresc să desfășoare o activitate privind elementele specifice euro sau o activitate privind elementele de securitate specifice euro trebuie să li se acorde o acreditare de către BCE. Acreditarea se acordă pentru o anumită unitate de producție în care unui producător i se permite să desfășoare activitatea privind elementele specifice euro sau activitatea privind elementele de securitate specifice euro indicată în acreditarea sa.
Activitățile privind elementele specifice euro și activitățile privind elementele de securitate specifice euro sunt definite la articolul 1 alineatele (3)-(7) din Decizia BCE/2020/24. În cazul elementelor de securitate specifice euro, se aplică cerințele de fond în materie de securitate.
Î3. Acreditarea este o condiție prealabilă pentru participarea la achiziții publice pentru o activitate privind elementele specifice euro sau pentru o activitate privind elementele de securitate specifice euro?
Acreditarea este o condiție prealabilă pentru desfășurarea unei activități privind elementele specifice euro sau a unei activități privind elementele de securitate specifice euro. În cazul în care se organizează o licitație pentru o activitate privind elementele specifice euro sau o activitate privind elementele de securitate specifice euro, numai acei producători cărora li s-a acordat o acreditare pot participa la proceduri de achiziții publice și pot încheia contracte.
Cu toate acestea, acreditarea nu implică atribuirea unui contract.
Î4. Ce cerințe de fond mi se aplică în calitate de producător acreditat?
În cazul în care produceți elemente specifice euro sau elemente de securitate specifice euro, trebuie să respectați toate cerințele de fond relevante pentru a putea desfășura o activitate privind elementele de securitate specifice euro și/sau o activitate privind elementele specifice euro. Cerințele cuprind aspecte legate de securitate, calitate, mediu, sănătate și siguranță. După primirea cererii dumneavoastră scrise de acreditare, alături de documentația necesară, BCE va fi în măsură să vă informeze cu privire la toate cerințele de fond aplicabile în cazul dumneavoastră. Deși toți producătorii de elemente specifice euro trebuie să respecte anumite cerințe de calitate, de mediu și de sănătate și siguranță, precum și cerințe etice și generale de securitate, producătorii de elemente de securitate specifice euro incluși pe lista menținută de BCE trebuie să respecte cerințe specifice de securitate.
Î5. Cum solicit acreditarea în cazul în care nu dispun de niciun tip de acreditare?
Cererile de inițiere a procedurii de acreditare (cerere de inițiere) trebuie adresate în scris BCE, în conformitate cu articolul 5 din Decizia BCE/2020/24. Cererea trebuie să includă toate elementele enumerate la articolul 5 alineatul (2). Direcția bancnote a BCE vă poate ghida pe parcursul acestui proces. Pentru a beneficia de acest ajutor, trimiteți un e-mai la adresa QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
Î6. În ce constă, de fapt, procesul de acreditare?
BCE va evalua mai întâi cererea pentru inițierea procedurii de acreditare pe baza tuturor aspectelor formale enumerate la articolul 5 din Decizia BCE/2020/24. După îndeplinirea tuturor aspectelor formale, BCE va pune la dispoziția producătorului solicitant documentația privind cerințele de fond relevante (referitoare la aspecte legate de securitate, calitate, mediu, sănătate și siguranță), ca parte a cerințelor de acreditare, precum și documentația în care producătorul solicitant indică BCE modul în care mecanismele sale ar respecta cerințele de fond.
BCE va efectua inspecții la fața locului și/sau din exterior pentru a evalua conformitatea producătorului cu cerințele de fond relevante. Conformitatea în materie de sănătate și siguranță și mediu va fi evaluată din exterior, pe baza documentației furnizate de producător. Aceasta va permite BCE să evalueze dacă procedurile și infrastructura din unitatea de producție îndeplinesc cerințele relevante. Se efectuează inspecții la fața locului pentru a evalua conformitatea cu cerințele de securitate și calitate la unitatea de producție.
În cazul în care evaluarea globală este pozitivă, producătorului i se va acorda acreditarea.
Î7. Există un punct de contact centralizat pentru problemele de acreditare?
Da, orice întrebări sau documente legate de acreditare pot fi trimise la adresa QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Această adresă poate fi utilizată și pentru contactarea experților BCE responsabili de aspecte specifice.
Î8. Cum evaluează BCE conformitatea cu cerințele relevante?
BCE evaluează conformitatea prin efectuarea de inspecții la fața locului și/sau din exterior.
Inspecțiile din exterior se referă, în principal, la documentele transmise de producător în conformitate cu Decizia BCE/2020/24 sau la cerințele de fond pentru evaluarea conformității producătorului.
Exemple de astfel de documente sunt certificatele ISO relevante, declarația auditorului independent privind conformitatea cu cerințele etice, chestionarele prealabile inspecțiilor, planurile individuale privind calitatea, rapoartele anuale în limba engleză privind performanța sistemelor de management al mediului și al sănătății și siguranței, precum și chestionarul de mediu al BCE.
Se efectuează inspecții la fața locului pentru a evalua conformitatea cu cerințele de securitate și calitate la unitatea de producție. Întrucât aceste discipline sunt gestionate de echipe diferite în cadrul Eurosistemului, se desfășoară două tipuri de inspecții separate: una de securitate și una de calitate. În cazul în care inspecțiile la fața locului nu sunt posibile, de exemplu în perioade în care călătoriile sunt restricționate din cauza unor pandemii virale, BCE va efectua, în schimb, inspecții din exterior. Acestea din urmă au loc prin videoconferință și prin schimb de documente pe o platformă securizată.
Î9. Cum sunt planificate și organizate inspecțiile la fața locului și cât de des voi face obiectul unei astfel de inspecții?
Fiecare producător acreditat este inspectat conform unei liste de priorități, astfel cum este definită de Eurosistem. De regulă, producătorii care desfășoară o activitate privind elementele de securitate specifice euro vor primi o inspecție de securitate o dată pe an, iar cei care produc un element specific euro vor fi supuși unei inspecții de calitate la fiecare doi ani.
Inspecțiile pot fi anunțate sau neanunțate. Inspecțiile care urmează unei cereri de acreditare vor fi anunțate, desigur, din motive practice. Același lucru este valabil și în cazul inspecțiilor periodice de calitate și al inspecțiilor de securitate din exterior. Inspecțiile periodice de securitate, care sunt efectuate la fața locului, sunt, în mod normal, neanunțate.
Inspecțiile sunt efectuate de echipe comune de inspecție, alcătuite din reprezentanți ai BCE și ai băncilor centrale naționale din Eurosistem și constând, de regulă, în doi până la patru inspectori. Pentru a vă pregăti pentru inspecție, va trebui să completați chestionarele definite de BCE. Aceste chestionare ar trebui completate cât mai detaliat posibil.
Î10. Trebuie să am în derulare un proces de producție la momentul inspecției de calitate la fața locului?
Pentru producătorii cu acreditare, inspecția de calitate la fața locului ar trebui efectuată în timpul producerii efective a elementelor specifice euro sau a elementelor de securitate specifice euro. Vă rugăm să luați legătura direct cu echipa de inspecție și să furnizați cât mai multe informații cu privire la etapele de producție care vor fi derulate în fiecare săptămână, pentru a optimiza calendarul inspecției de calitate. În mod ideal, un număr cât mai mare de etape de producție ar trebui să se desfășoare în timpul inspecției.
În cazul inspecțiilor de securitate la fața locului, care pot fi efectuate fără anunțare prealabilă, producătorilor li se solicită periodic să prezinte BCE calendare de producție pentru euro.
Î11. Ce se întâmplă în cazul în care echipa de inspecție identifică o (posibilă) nerespectare a cerințelor BCE?
La sfârșitul unei inspecții, echipa de inspecție va furniza o sinteză orală a inspecției, inclusiv identificarea eventualelor cazuri de neconformitate. Veți primi apoi un raport preliminar de inspecție care documentează neconformitatea (neconformitățile) în conformitate cu articolul 13 din Decizia BCE/2020/24. Din acel moment veți avea la dispoziție 15 zile lucrătoare pentru a oferi un răspuns scris (dacă este cazul) la neconformitatea (neconformitățile) identificată(e). Ar trebui să furnizați cât mai multe informații în răspuns, inclusiv detalii specifice și termene pentru remedierea neconformității (neconformităților), dar și orice dovezi relevante, cum ar fi procedurile actualizate. Raportul de inspecție va fi apoi adus la zi cu feedbackul dumneavoastră, adăugându-se și o concluzie în care se indică dacă măsurile de remediere propuse sunt considerate satisfăcătoare de echipa de inspecție. Acțiunea de remediere poate fi verificată prin prezentarea de documente justificative sau în cursul următoarei inspecții programate sau al unei inspecții suplimentare la fața locului.
Î12. Când intră în vigoare acreditarea BCE?
După finalizarea procesului de evaluare, veți primi o scrisoare din partea BCE prin care vi se acordă acreditarea. Această scrisoare va indica, de asemenea, domeniul de aplicare și data aplicabilității acreditării.
Î13. Când voi primi drepturi de acces la extranetul pentru bancnotele BCE?
După ce ați primit acreditarea, trebuie să solicitați drepturi de acces la extranetul pentru bancnotele BCE pentru maximum trei persoane pe secțiune (mediu, sănătate și siguranță și calitate). BCE va evalua cererile înainte de a acorda drepturile de acces.
Î14. Cum îmi retrag acreditarea?
Dacă doriți ca acreditarea dumneavoastră să fie retrasă, BCE trebuie să o revoce în mod oficial. Atât timp cât sunteți încă acreditat, aveți obligația de a respecta în continuare obligațiile impuse producătorilor acreditați. Un producător care deține o acreditare din partea BCE și care nu mai dorește să facă obiectul acestor obligații ar trebui să trimită o scrisoare către BCE, indicând unitatea de producție respectivă. BCE va evalua solicitarea și vă va contacta pentru a explica orice măsuri suplimentare necesare.
Î15. Când intră în vigoare retragerea acreditării mele?
Procesul de revocare a acreditării poate dura o perioadă, deoarece poate fi necesară clarificarea anumitor activități legate de elementele specifice euro și de elementele de securitate specifice euro deținute la unitatea acreditată. În majoritatea cazurilor, ar trebui să furnizați BCE o listă cu elementele de securitate specifice euro aflate în posesia dumneavoastră, iar BCE vă va cere să distrugeți elementele sau să le transferați către o altă unitate de producție acreditată sau către o bancă centrală națională. Vor fi necesare certificate de distrugere, documente de transfer și/sau vizite de verificare la fața locului. După finalizarea procesului, veți primi o scrisoare indicând data de aplicabilitate a retragerii acreditării.
Î16. Ce ar trebui să fac în cazul unei modificări a certificatelor mele, de exemplu expirare sau reînnoire?
Aveți obligația de a informa BCE cu privire la modificările certificatelor (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001), în conformitate cu articolul 9 din Decizia BCE/2020/24. În cazul în care certificatul a expirat și autoritatea de certificare vă trimite un certificat nou, vă rugăm să trimiteți o copie electronică, de preferință o versiune în format pdf, la adresa QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Nerespectarea acestei obligații va fi tratată ca neconformitate.
Q17. Acreditarea mea expiră? Trebuie să contactez BCE pentru a mă asigura că acreditarea mea rămâne valabilă?
Odată acordate, acreditările BCE nu „expiră”, ci rămân valabile până la adoptarea unei decizii de revocare, astfel cum se prevede la articolul 18 din Decizia BCE/2020/24. Nu este necesar să contactați BCE pentru a vă asigura că acreditarea dumneavoastră rămâne valabilă.