Korduma kippuvad küsimused europangatähtede tootmismaterjalide ja turvaelementide tootjate atesteerimismenetluse kohta
Viimati ajakohastatud 7. juulil 2023
Sissejuhatus
Korduma kippuvates küsimustes selgitatakse europangatähtede turvaelementide ja tootmismaterjalide tootjate atesteerimismenetlust. Küsimused ja vastused puudutavad otsuse EKP/2020/24 (muudetud otsusega EKP/2022/35) praktilisi aspekte. Kui korduma kippuvatele küsimustele antud vastused ja EKP otsus lahknevad, on õigusakt ülimuslik. Kõik siinses dokumendis olevad viited otsusele EKP/2020/24 hõlmavad ka otsuse muudatusi.
Korduma kippuvad küsimused koos vastustega on kõigile atesteeritud tootjatele kättesaadavad ka EKP pangatähtede välisvõrgus. Vastuseid ajakohastatakse korrapäraselt.
1. Millised on atesteerimist käsitlevad õigusaktid?
Otsuses EKP/2020/24 on sätestatud üldised atesteerimisnõuded, eetilise äritegevuse nõuded, atesteerimismenetlus ja kohustused, mida tootjad peavad pärast atesteerimist pidevalt täitma. Samuti on vastu võetud mitteavalikud otsused, milles on sätestatud sisulised nõuded. Need on turvalisuse, kvaliteedi, keskkonna ning tervisekaitse ja ohutusega seotud aspekte käsitlevad üksikasjalikud tehnilised nõuded. Neist teavitatakse atesteerimist taotlenud tootjaid pärast seda, kui nad on alla kirjutanud siduvale kinnitusele, et tagavad nõuete sisu konfidentsiaalsuse, ja kui see on asjakohane, siis pärast turvalisuse esmakontrolli edukat läbiviimist.
2. Millised tootjad peavad läbima EKP atesteerimismenetluse?
Tootjad, kes soovivad teostada europangatähtede tootmismaterjalide tootmistegevust või europangatähtede turvaelementidega seotud tegevust, peavad olema EKP poolt atesteeritud. Tootja atesteerimine seotakse konkreetse tootmiskohaga, kus tootjal on lubatud teostada sellist europangatähtede tootmismaterjalide tootmistegevust või europangatähtede turvaelementidega seotud tegevust, mis on tema atesteerimistunnistusel märgitud.
Europangatähtede tootmismaterjalide tootmistegevus ja europangatähtede turvaelementidega seotud tegevus on määratletud otsuse EKP/2020/24 artikli 1 punktides 3–7. Europangatähtede turvaelementide suhtes kohaldatakse sisulisi turvanõudeid.
3. Kas atesteerimine on eeltingimus, et osaleda europangatähtede tootmismaterjalide tootmistegevusega või europangatähtede turvaelementidega seotud tegevuse hankes?
Atesteerimine on europangatähtede tootmismaterjalide tootmistegevuse või europangatähtede turvaelementidega seotud tegevuse eeltingimus. Europangatähtede tootmismaterjalide tootmistegevusega või europangatähtede turvaelementidega seotud tegevuse hankes võivad osaleda ainult atesteeritud tootjad ja lepingud sõlmitakse ainult nende tootjatega.
Atesteerimistunnistuse olemasolu ei tähenda siiski automaatselt, et asjaomase tootjaga sõlmitakse leping.
4. Millised sisulised nõuded kehtivad atesteeritud tootja suhtes?
Selleks et atesteeritud tootjal lubataks teostada europangatähtede turvaelementidega seotud tegevust ja/või europangatähtede tootmismaterjalide tootmistegevust, peab asjaomane tootja täitma europangatähtede tootmismaterjalide tootmisel või europangatähtede turvaelementidega seotud tegevuses kõiki asjakohaseid sisulisi nõudeid. Need hõlmavad turvalisuse, kvaliteedi, keskkonna ning tervisekaitse ja ohutusega seotud aspekte. EKP saab tootjat teavitada kõigist kohaldatavatest sisulistest nõuetest pärast seda, kui tootja on esitanud kirjaliku atesteerimistaotluse ja nõutavad dokumendid. Ehkki konkreetseid kvaliteedi-, keskkonna-, tervisekaitse- ja ohutusnõudeid ning eetika- ja üldisi turvanõudeid peavad järgima kõik europangatähtede tootmismaterjalide tootjad, tuleb EKP hallatavasse nimekirja kuuluvatel europangatähtede turvaelementide tootjatel täita erilisi turvanõudeid.
5. Kuidas saab tootja taotleda atesteerimist, kui tal puudub mis tahes liiki atesteerimistunnistus?
Atesteerimismenetluse algatamise taotlus tuleb esitada EKP-le kirjalikult vastavalt otsuse EKP/2020/24 artiklile 5. Taotlus peab sisaldama kõiki artikli 5 lõikes 2 loetletud andmeid. EKP pangatähtede direktoraat võib anda selle protsessi läbimiseks juhtnööre. Selleks saatke e-kiri meiliaadressil QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
6. Milline on tegelik atesteerimisprotsess?
Kõigepealt hindab EKP atesteerimismenetluse alustamise taotlust otsuse EKP/2020/24 artiklis 5 loetletud ametlike aspektide põhjal. Kui kõik formaalsed aspektid on täidetud, esitab EKP taotluse esitanud tootjale dokumendid, mis käsitlevad atesteerimisnõuete osaks olevaid asjakohaseid sisulisi nõudeid (mis on seotud turvalisuse, kvaliteedi, keskkonna, tervisekaitse ja ohutusega), samuti dokumendid, milles taotluse esitanud tootja peab EKP-le näitama, kuidas tema töökorraldus vastab sisulistele nõuetele.
EKP viib läbi kohapealsed ja/või väliskontrollid, et hinnata tootja vastavust asjakohastele sisulistele nõuetele. Tervisekaitse- ja ohutusnõuete ning keskkonnanõuete täitmist hinnatakse väliskontrolli raames tootja esitatud dokumentide alusel. EKP hindab, kas tootmiskohas kasutatavad menetlused ja selle infrastruktuur vastavad asjakohastele nõuetele. Kohapealsete kontrollide eesmärk on hinnata turva- ja kvaliteedinõuete täitmist tootmiskohas.
Kui üldhinnang on positiivne, siis tootja atesteeritakse.
7. Kas atesteerimisküsimustes on keskne kontaktpunkt?
Jah, atesteerimisega seotud küsimused ja dokumendid võib saata meiliaadressile QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Sama meiliaadressi kaudu saab ühendust võtta ka konkreetsete küsimuste eest vastutavate EKP ekspertidega.
8. Kuidas hindab EKP vastavust asjakohastele nõuetele?
EKP hindab nõuetele vastavust kohapealsete ja/või väliskontrollide abil.
Väliskontrolli raames kontrollitakse peamiselt tootja esitatud dokumente, nagu on sätestatud otsuses EKP/2020/24, või sisulisi nõudeid, et hinnata tootja vastavust nõuetele.
Sellised dokumendid on näiteks asjakohased ISO sertifikaadid, sõltumatu audiitori kinnitus eetikanõuetele vastavuse kohta, kontrollieelsed küsimustikud, individuaalsed kvaliteedikavad, keskkonna-, tervisekaitse ja ohutuse juhtimissüsteemide toimimist käsitlevad ingliskeelsed aastaaruanded ning EKP keskkonnaküsimustik.
Kohapealsete kontrollide eesmärk on hinnata turva- ja kvaliteedinõuete täitmist tootmiskohas. Kuna neid valdkondi haldavad erinevad eurosüsteemi ekspertide meeskonnad, viiakse läbi kaht liiki kontrolle, millest üks puudutab turvalisust ja teine kvaliteeti. Kui kohapealsed kontrollid ei ole võimalikud, näiteks ajal, mil reisimine on viiruspandeemiate tõttu piiratud, teeb EKP selle asemel väliskontrolle. Väliskontrollid toimuvad videokonverentsi vormis ja turvalise platvormi kaudu dokumentide vahetamise teel.
9. Kuidas kohapealseid kontrolle kavandatakse ja korraldatakse ning kui sageli need toimuvad?
Atesteeritud tootjaid kontrollitakse vastavalt eurosüsteemi määratletud prioriteetsusele. Europangatähtede turvaelementidega tegelevate tootjate turvalisuse kontroll toimub tavaliselt kord aastas ning europangatähtede tootmismaterjalide tootjate kvaliteedikontrolli tehakse iga kahe aasta järel.
Kontrollid võivad toimuda etteteatatult või ette teatamata. Atesteerimistaotlusele järgnevatest kontrollidest antakse praktilistel kaalutlustel loomulikult ette teada. Sama kehtib korraliste kvaliteedikontrollide ja väljaspool tootmiskohta toimuvate turvalisuse kontrollide kohta. Kohapealsed korralised turvalisuse kontrollid korraldatakse tavaliselt ette teatamata.
Kontrolle teevad EKP ja eurosüsteemi riikide keskpankade ühised kontrollirühmad, mis koosnevad tavaliselt kahest kuni neljast liikmest. Kontrolliks valmistumisel peavad tootjad täitma EKP koostatud küsimustikud. Seda tuleks teha võimalikult üksikasjalikult.
10. Kas kohapealse kvaliteedikontrolli ajal peab toimuma aktiivne tootmisprotsess?
Atesteeritud tootjate puhul peab kohapealne kvaliteedikontroll toimuma europangatähtede tootmismaterjalide või europangatähtede turvaelementide tegeliku tootmise ajal. Kvaliteedikontrolli optimaalseks ajastamiseks peavad tootjad vahetult suhtlema kontrollirühmaga ja esitama võimalikult palju teavet selle kohta, millised tootmisetapid igal nädalal toimuvad. Ideaaljuhul peaksid kontrolli käigus toimuma võimalikult paljud tootmisetapid.
Kohapealseks turvalisuse kontrolliks, mida võib teha ette teatamata, palutakse tootjatel esitada EKP-le korraliselt tootmiskavad.
11. Mis juhtub siis, kui kontrollirühm tuvastab EKP nõuete (võimaliku) rikkumise?
Kontrolli lõpus esitab kontrollirühm suulise kokkuvõtte kontrolli tulemuste, sealhulgas võimalike rikkumiste kohta. Seejärel saadetakse tootjale esialgne kontrolliaruanne, milles on dokumenteeritud rikkumised vastavalt otsuse EKP/2020/24 artiklile 13. Pärast esialgse kontrolliaruande saamist on tootjal aega 15 tööpäeva oma (võimalike) kirjalike selgituste esitamiseks tuvastatud rikkumis(t)e kohta. Vastuses tuleks esitada võimalikult palju teavet, sealhulgas konkreetsed üksikasjad ja rikkumis(t)e kõrvaldamise tähtajad, samuti kõik asjakohased tõendid, näiteks ajakohastatud menetlused. Seejärel ajakohastatakse kontrolliaruannet, võttes arvesse nii tootja tagasisidet kui ka järeldust selle kohta, kas kavandatud parandusmeetmed vastavad kontrollirühma ootustele. Parandusmeetmeid võib kontrollida dokumenteeritud tõendite alusel või järgmise plaanilise kontrolli või täiendava kohapealse kontrolli käigus.
12. Millal EKP antud atesteering jõustub?
Pärast hindamisprotsessi lõppu saadab EKP tootjale atesteeringut kinnitava teate. Selles märgitakse ka atesteeringu ulatus ja jõustumise kuupäev.
13. Millal saab tootja juurdepääsuõigused EKP pangatähtede välisvõrgule?
Pärast atesteeringu saamist tuleb tootjal taotleda juurdepääsu EKP pangatähtede välisvõrgule kuni kolme inimese jaoks iga teemajaotise kohta (keskkond, tervisekaitse ja ohutus ning kvaliteet). Enne juurdepääsuõiguse andmist hindab EKP esitatud taotlusi.
14. Kuidas saab atesteeringust loobuda?
Kui tootja soovib atesteeringust loobuda, peab EKP selle ametlikult tühistama. Atesteeringu kehtivuse lõpuni tuleb täita atesteeritud tootjate suhtes kehtivaid kohustusi. EKP-lt atesteeringu saanud tootja, kes ei soovi enam neid kohustusi täita, peab saatma EKP-le kirja koos viitega asjaomasele tootmiskohale. EKP vaatab taotluse läbi ja võtab tootjaga ühendust, et selgitada edasisi samme.
15. Millal atesteeringust loobumine jõustub?
Atesteeringu tühistamise protsess võib võtta aega, sest mõningaid europangatähtede tootmismaterjalide tootmisega seotud tegevusi ja atesteeritud tegevuskohas hoitavaid europangatähtede turvaelemente tuleb täpsustada. Enamikul juhtudel peab tootja esitama EKP-le loetelu enda valduses olevatest europangatähtede turvaelementidest. Seejärel annab EKP korralduse need hävitada või toimetada teise atesteeritud tootmiskohta või üle anda riigi keskpangale. Tootja peab esitama tõendid europangatähtede turvaelementide hävitamise kohta või üleandmisdokumendid; samuti võib olla vajalik teha kohapealseid kontrollkäike. Kui protsess on lõpule viidud, saadetakse tootjale teade, milles on märgitud atesteeringust loobumise jõustumise kuupäev.
16. Mida teha, kui tootja sertifikaate muudetakse (nt need kaotavad kehtivuse või neid uuendatakse)?
Sertifikaatide (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) muutmisest tuleb EKPd teavitada vastavalt otsuse EKP/2020/24 artiklile 9. Kui sertifikaat on aegunud ja sertifitseerimisasutus saadab tootjale uue sertifikaadi, palume saata elektrooniline koopia (eelistatavalt PDF-vormingus) meiliaadressile QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Nõude täitmata jätmist käsitletakse selle rikkumisena.
17. Kas atesteering aegub? Kas tootja peab oma atesteeringu kehtivuse säilitamiseks EKP-ga ühendust võtma?
EKP antud atesteeringud ei aegu. Need kehtivad kuni atesteeringu kehtetuks tunnistamise otsuse vastuvõtmiseni kooskõlas otsuse EKP/2020/24 artikliga 18. Atesteeringu kehtivuse säilitamiseks ei ole vaja EKPga ühendust võtta.